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Nos conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise

Nos conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise
Nos conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise

Selon les spécialistes, chez les particuliers, le déménagement est la troisième source de stress après le divorce et le deuil. Donc, on peut considérer que ce stress impacte également les professionnels en cas de déménagement d’entreprise. Un déménagement mal préparé peut occasionner des pertes d’exploitations préjudiciables. Voici un guide pratique regroupant les principaux conseils à suivre scrupuleusement pour réussir votre déménagement d’entreprise avec un maximum d’efficacité. 

1. Poser son préavis au bon moment

Poser son préavis au bon moment est important car un mauvais timing peut occasionner des frais supplémentaires qu’il est pourtant possible d’éviter. Avant d’entamer toute démarche, prenez le temps de relire votre bail commercial pour savoir exactement à quel moment poser votre préavis. 

2. Réfléchir à son projet

Il s’agit de déterminer avec précision un certain nombre d’éléments des plus importants au plus futiles. Car rien ne doit être laissé au hasard. Ainsi, posez-vous toutes les questions en termes de contraintes, de priorités, de sécurité, de nombre de poste à transférer. Mais aussi que faire du mobilier. Il est souvent plus cher de transférer du mobilier de bureau ancien que de racheter du neuf. Il faut également poser la question des archives papier de votre société. Qu’en faire ? La destruction des documents devenus inutiles ou obsolètes est un bon moyen de gagne de la place dans les nouveaux locaux. 

3. Demander plusieurs devis

Privilégier les entreprises de déménagement spécialisées dans le déménagement d’entreprise. Elles sont nombreuses sur le marché, et ne proposent pas forcément les mêmes prestations ni les mêmes tarifs. De plus, beaucoup de ces entreprises sont spécialisées sur un aspect du transfert et n’assurent pas toutes l’intégralité du déménagement. Choisir les bons prestataires selon votre budget, vos contraintes et vos exigences reste le point l’un des points les plus importants. Vous aurez certainement à traiter avec plusieurs prestataires. Comparez les offres, les prix et fiez-vous aux références des sociétés contactées pour minimiser le risque d’une prestation bancale. 

4. Intégrer les salariés dans le processus

La collaboration active de vos salariés dans le projet de déménagement est impérative. La communication sur le transfert au fur et à mesure de l’avancement de celui-ci est un élément à  ne pas négliger. Ainsi, il est conseillé de désigner une personne référente au sein de chaque service. Cette personne fera l’interface entre la direction et les salariés de son service. Cela permettra à la direction comme aux salariés d’être au fait de toutes les informations nécessaires au bon déroulement du déménagement. Communiquer avec les salariés de manière transparente et efficace est un gage de réussite du projet de transfert. A noter également que tenir les salariés informés demeure une obligation légale pour le chef d’entreprise.

5. Avant le départ : tri, travaux, et changement d’adresse

Il arrive un moment où les choses s’accélèrent. Environ un mois avant le Jour J il y a des  étapes clés à ne pas rater. A J-30 et à la signature du nouveau bail, les salariés sont informés et doivent commencer à trier et archiver efficacement les documents de travail et leurs effets personnels. La méthode conseillée est de recourir à l’étiquetage de chaque poste de travail afin que chaque salarié puisse retrouver toutes ses affaires sans difficulté sur le nouveau site. 

Enfin, effectuer le changement d’adresse en n’oubliant personne : la Préfecture qui doit enregistrer votre nouvelle adresse  et modifier votre Kbis, la sécurité sociale, l’Urssaf, les divers abonnements, les différents prestataires, les clients etc. A noter que si vous avez des contrats de location en cours pour vos photocopieurs professionnels ou encore pour vos distributeurs de boissons fraiches, ce sont vos prestataires qui prennent en charge le transfert. C’est le bon moment pour éventuellement changer votre matériel. 

6. L’inventaire du parc informatique

Confiez cette tâche d’une grande importance à un prestataire spécialisé et entièrement dédié à cela. Il aura pour mission de transférer le parc informatique an ayant identifié chaque poste de travail et son utilisateur. Et devra une fois sur le nouveau site, reconnecter toutes les machines. 

7. Le nettoyage des locaux

Pensez à vous adresser à une entreprise spécialisée dans le nettoyage de bureau pour assurer le nettoyage complet des locaux avant votre départ. Là encore prenez le temps de demander plusieurs devis pour trouver le prestataire qui saura répondre à vos besoins au meilleur prix. 

8. Le jour J : de préférence durant le weekend

Pour ne pas trop impacter le temps de travail, la plupart des PME et même des grandes entreprises, privilégient une date de déménagement durant un weekend, voire 2 weekends si cela est nécessaire. Une bonne pratique qui s’avère souvent précieuse, est la mise en place d’une équipe d’aide au déménagement qui centralisera et aura pour objectif de solutionner tous les couacs ou tous les petits problèmes liés au déménagement : perte d’un carton, disfonctionnement du poste de travail (raccordement au réseau, problème de téléphone etc. 

Conclusion, pour réussir son déménagement d’entreprise le maître mot est l’anticipation. Au minimum 6 mois à l’avance sur tout et surtout sur les détails. Ensuite, il est fortement recommandé d’impliquer les salariés au projet. Ils seront un relais important et un élément déterminant dans le bon déroulé du transfert. Enfin, il est primordial de bien s’entourer. Vous aurez très certainement à traiter avec plusieurs prestataires. Et il faut les choisir avec soin. Privilégiez ceux qui seront en mesure de vous apporter une dimension de conseil et d’analyse en amont, avant de vous proposer des formules et des prestations qui vous sont adaptées. Sélectionnez de préférence des sociétés ayant des références et des spécialités. Méfiez-vous des prestataires qui promettent  monts et merveilles au meilleur prix. Demandez plusieurs devis afin de comparer les offres. 

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